Blog

Pet pitanja

Piše: Dražen Oreščanin, preneseno iz magazina Mreža, 12/2013

Posao informatičara često je težak i nezahvalan – moraš biti uvijek na raspolaganju, rješavati sve moguće i nemoguće probleme korisnika, a kada nešto krene naopako, uvijek je informatičar kriv. Kako je poznato da je bolje spriječiti nego liječiti, potrebno je poduzeti određene mjere kako bi se radni zadaci odradili kvalitetno i na vrijeme, pa u tom svjetlu nije loše koristiti neke tips & tricks.

Ključne osobine za uspješno funkcioniranje informatičara su organiziranost i odgovornost, što primarno podrazumijeva da se zadaci koje dobivamo odrađuju kako treba, bilo da je riječ o zadacima na projektima na kojima rade veći timovi ili aktivnostima vezanima za korisničku podršku i održavanje. Svaki zadatak ima pet dimenzija koje kod zadavanja i rješavanja zadatka trebaju biti definirane. Te dimenzije odgovaraju na pet ključnih pitanja – zašto, što, tko, kada i koliko.

Zašto nam odgovara na pitanje koji je razlog zašto se neki zadatak radi, kako se to uklapa u cjelinu projekta ili rješenja. Kod korisničke podrške to je jednostavno – treba promijeniti toner zato što korisnici ne mogu printati. Kod rada u timu koji radi na razvoju softvera ili rješenja, bitno je da član tima koji radi jedan segment bude svjestan cjeline i na koji način se njegov segment uklapa u cjelovit sustav ili rješenje. To poznavanje cjeline će mu omogućiti da svoje zadatke obavlja kvalitetno i da se njegove komponente bolje uklapaju u cjelinu.

Odgovor na pitanje Što nam daje detaljan opis zadatka koji se treba napraviti, što je točno naš zadatak. Taj odgovor nam omogućava da se ne nađemo u maši rukicama situaciji. Naravno, ponekad postoje zadaci kada se ne zna što se točno treba napraviti, te je onda ključno imati analitičnost i kreativnost za osmišljavanje i definiciju rješenja. Ipak, u najvećem broju zadataka se vrlo točno može definirati što je točno opseg koji se treba realizirati, tako da sama realizacija bude jednostavnija i precizno definirana.

Tko je dimenzija koja nam kaže tko treba zadatak izvršiti i tko je odgovoran za izvršenje zadatka. Ako je zadatak jednostavan i ako uključuje samo jednu osobu, onda je odgovornost vrlo jasna. Često postoje zadaci koji uključuju više od jedne osobe i u takvim slučajevima odgovornost mora biti jasno definirana od početka, dakle od trenutka zadavanja zadatka, kako bismo izbjegli puno babica, kilavo dijete situaciju.

Kada će nam dati odgovor na pitanje koji je rok da se zadatak izvrši. Odgovornost informatičara je da dobiveni zadatak realizira u roku i planiranom vremenu, te da onoga od kog je dobio zadatak pravovremeno informira o statusu zadatka. Neprihvatljivo je da netko dobije zadatak i da ne javi povratnu informaciju kada je zadatak izvršio, ili da dođe rok kada je zadatak trebao biti završen, pa tek tada kaže da zadatak nije napravljen – ako ima bilo kakvih problema s realizacijom, to mora biti komunicirano na vrijeme.

Koliko će vremena netko utrošiti da izvrši zadatak je zadnja bitna dimenzija. Vrijeme je jedini resurs koji je nepovratan. Procjena vremena potrebnog da se napravi zadatak treba biti kvalitetna i pouzdana. Vrlo čest je slučaj da je baš neispravna procjena i podcjenjivanje potrebnog vremena za zadatak uzrok za neispunjavanje zadataka i kašnjenja.

Sve navedene dimenzije su međusobno ovisne, pa ćemo neke uobičajene međuovisnosti malo detaljnije opisati.

Rok i utrošeno vrijeme na realizaciju vrlo često su ovisni – moguće je da za neki zadatak treba dva sata za realizaciju, a da je rok završetka dva tjedna. Tu međuovisnost opisujemo s dva atributa – hitnost i važnost. Postoje zadaci koji su imaju veliku hitnost a malu važnost, poput zamjene tonera. S druge strane postoje zadaci koji su kompleksni i imaju veliku važnost, a manju hitnost, poput kompleksne nadogradnje infrastrukture koju treba detaljno unaprijed pripremiti.

Ključna je i veza između opisa zadatka i uklapanja pojedinog zadatka u cjelovito rješenje. Kroz tu vezu se omogućava svakome da shvati što je ustvari cilj angažmana cijelog tima, te da razvija vlastitu inovativnost i znanje. Inovativnost podrazumijeva želju za znanjem i učenjem, za napredovanjem u struci, za stvaranjem rješenja i za rješavanjem problema. Većina informatičara je educirana na fakultetima da budu analitični, da razumiju probleme, otklanjaju uzroke i probleme rješavaju. Ovisno o tome koliko te potencijale koriste, toliko su uspješni i toliko napreduju kao stručnjaci i kao osobe.

Ako za svaki zadatak u operativnom funkcioniranju ili na velikim projektima od početka imamo odgovore na ovih pet pitanja, te ako svaki član tima odgovorno, pravovremeno i kvalitetno rješava svoje zadatke, možemo biti sigurni da je uspjeh garantiran. Naravno, postoje i softverske platforme koje omogućavaju i pospješuju zajednički rad i upravljanje zadacima i projektima, ali o tome nekom drugom prilikom – one su samo pomoć ako ispravno postavite temelje.

Danas se susrećemo s hrpom novih tehnologija i metodologija. Entuzijazam i želja za znanjem i učenjem i razvijem su nam danas potrebni više nego ikad, ali potrebni su nam svima, da bi sustav u kojem radimo funkcionirao svi moramo maksimalno vući u istom smjeru. Opisana pitanja i trikovi nisu primjenjivi samo na informatičare – i većina drugih struka ih se treba držati, kako bi bili sigurni da će uloženi rad biti efikasan i optimalan, da se vrijeme neće trošiti ubudale, te da će uloženi trud polučiti očekivane rezultate.

Tags